Lettre courante sur la convention 2014

Chers membres de D.M.M., chers partenaires,

Une semaine après l'annulation brutale de la convention des Rencontres de l'Imaginaire 2014, et maintenant que la situation a pu se décanter, et certains problèmes réglés, je vous envoie ce message au nom du bureau afin de vous donner plus d'informations sur les causes et les conséquences de cette annulation.

La décision de l'annulation a été prise le lundi 5 mai lorsque nous avons appris, via le dernier relevé de compte, que le compte bancaire de l'association avait été soldé et clôturé par la banque.

Avec un délais trop court pour espérer régler la situation avant le week-end, des doutes sur la validité du dernier versement à l'assurance et un fond de caisse insuffisant pour ce genre d'évènement, il nous a paru plus prudent d'annuler immédiatement afin d'avoir le temps d'en informer le plus de monde possible.

Après vérification, la clôture du compte était due au retard dans l'envoi d'une réponse à un recommandé où la banque nous informait de cette opération, recommandé qui n'a jamais été réceptionner par le bureau... Nos craintes concernant l'assurance étaient fondées, le bureau a cependant pu régulariser la situation au plus vite.

Un week-end "portes ouvertes" s'est tenu en lieu et place de la convention et a rassemblé près d'une vingtaine de personnes. Le compte de D.M.M. est en cours de réouverture et l'argent qui s'y trouvait y sera de nouveau.

En tant que président de D.M.M., je prend acte des négligences qui ont été commises, je remercie mon bureau pour leur travail durant cette crise que nous avons traversé. La situation administrative de l'association étant revenue à la normale, un Comité d'administration sera organisé début juin afin de vous présenter les décisions qui ont été prises concernant mes responsabilités, le bilan de cette "convention", et fixer la date à laquelle elle sera reportée.

Avec nos excuses les plus sincères, au nom du bureau,

Thomas, Président de D.M.M.